- CC 転送 カーボンコピー carbon copy
CC（カーボンコピー）は、「私宛の他人のメールを、参考までにコピーを送ります」という意味です。
転送は、送信者の許可を得てからにします。
送信者の許可なく、あるいは送信者に連絡せずに、第3者に転送するのはルール違反、プライバシーの侵害です。
CCのいわれは、タイプライタでカーボン紙を使ってコピーを作り配布するときに、宛て先にCCをつけてコピーであることを示したのが始まりです。
電子メールなどでは、宛て先以外の人に参考としてメールを送る場合に使われます。
- Gmail（Gメール）のページ
わたし（桑原政則）は2004年から使っています。
●あ行
- 1行は25字以下に
1行は25字以下にします。
読みやすさを考えて、句点（。）、読点（、）がなくても、 文の途中でこまめに改行します。
5､6行ごとに空白行をつくると読みやすくなります。
その場合、紙媒体とちがって、1字あけない方が読みやすいようです。
邱永漢のコラムが参考になります。
邱永漢のページ
- 1段落は、5行以内＋空白行で
メールやブログでも1段落が5行程度以内で、 そのあとに空白行を入れてあると読みやすくなります。
パソコンでは目が疲れやすいので、「字下げではな く空白行」が有効です。
１コマあけると、全角スペース、半角スペース、プロポーショナルのスペースなどが入り交じり、行頭が不揃いになります。
ワードの字下げは、イーメールなどに移すと1字空きがすべてなくなってしまい混乱のもとです。 - ウェブメール
メールの送受信を、インターネットエクスプローラなどのブラウ ザから行える無料のメールシステムです。
どのコンピュータでも利用でき、ウイルスの心配もないため、利用者がどんどんふえています。
私もGmail（ジーメール）を2004年から使っています。 注意しなければならないことは、他人のパソコンを使っている場合は、パスワー ドを残さないように、一旦電源を切るなどの措置をすることです。
- 書き出しは日常語で
書き出しは、ふだんのことばではじめます。
「こんにちは」や「こんばんは」も、送信時間帯がわかって便利です。
「謹啓、ますますご清勝の御事と、お慶び申し上げます」といった手紙文は敬遠されます。
イーメールは「効率一番、言文一緒体（話し言葉がメール文）」を旨とするからです。
◇（本文冒頭）「お世話になっています、桑原政則です。」
◇（本文冒頭）「おひさしぶりです。」
◇（本文冒頭）「こんにちは。」
◇（本文冒頭）「○○様」
◇（本文冒頭）「ごぶさたしております。」
◇（本文冒頭）「いつもありがとうございます。」
- 格納庫として活用
自分のファイルを自分から自分へ添付ファイルで送信して保存しておくと、いつでも検索で引き出すことができます。
Gmailでは、ほぼ無限の容量があります。
- 個条書きの活用
項目が3項目以上にわたるときは箇条書きにします。
空白があきすぎても無視します。
かえって読みやすいものです。
箇条書きには、個条書きボタンを用います。
＜* 個条書きは、昔は「箇条書き」と書きました。 ＞
- カレンダーを使う
グーグルなどのカレンダーは、メールの予定などを記しておくことができます。
誕生日などは一度設定しておくと、毎年前もって表示してくれます。
また「予定」「案件」が終われば、結果を記しておけば、「日誌」にもなります。
何百字も記しておけ、また検索機能もあるので、誰にいつあったとかは、一瞬に引き出せます。
カレンダーを日誌にも使うと、ITの威力を実感できます。
- ケータイからのメール
ケータイからのメールには「ケータイからです」 とひとこと入れます。
挨拶、要件、本文が簡素になりがちですから。
長い署名などは省きます。
- ごぶさたメール 「ごぶさたメール」の件名は「ごきげんうかがい」とでもします。
「ひさしぶりです。バンコクにきておりまります」
- 「ごぶさたしております。元気でやっております」
- 「ごきげんいかがですか？」
- 「様」、「さま」の使い方
メールでは漢字は読みづらいので、「様」よりも「さま」が優勢になってきています。
また「様」を使う場合には、「武蔵太郎様」ではなく、 「武蔵太郎 様」と半角スペースをあけます。
シフトキーを押しながらスペースキーで、半角スペースとなります。
名前がかなで終わる場合にはスペースがなくてもOKです。
【例】 熊谷ます様 親しい間柄の場合は、「さん」もありです。
【例】 武蔵太郎さん、お元気でしょうね。 - 下書き機能を活用
書きかけの原稿やこれから使うと思われるデータ、原稿はGmailなどの「下書き」に保存しておきます。
下書き保存ならば、宛名などを書かなくて「保存」ボタンを押すだけでOKです。
わたしのメールには、常時20件以上の下書きがあります。 - 自分へもメールを
大事な予定や約束は、念のために、自分あてにメールを送っておきます。
こうするとうっかりミスの防止法になります。
これもメールの意外な活用法です。
また、自分から自分へ添付ファイルを送っておくと、貯蔵庫の役割を果たしてくれます。
メールでなにかをためすときにも、友達ではなく、自分から自分へ送信します。 - スパムメール
スパムメールが横行。偽装請求書に注意。
●な行
●は行
- 秘密
部外秘 内部資料 - 返信はすぐに
メールの内容に対しての返事はあとでも、届いたことだけを返事しておくと、相手は安心します。 これをおこなう人が意外に少ないです。
「メールいただきました。ありがとうございます。ご自愛下さい。」
「メール受け取りました。あとでご返事します。取り急ぎ。」
「メール拝受。感謝。祈ご健勝。」
- メールの書き方 まとめ
- 件名は具体的に。
- 段落はじめに1コマあけない。
- 段落ごとに空白行を入れる。
- 自動署名には、電話番号を入れる。
- 受信者側に立って、読みかえしてから送る。
- メッセージは、ワードなどの添付ファイルではなく、ジカうちする。∵添付では、検索がききません。また重くて、なにより開くのが面倒です。
- 迷惑なメールの種類
なりすましメール：他人になりすましたメール
ジャンクメール、スパムメール：無差別大量配信メール
チェーンメール：連鎖的に不特定多数への配布を求めるメール
- 用件は1メール1件で
１つのメールに用件は1つにします。
「21日の会場について」のメールに 「住所変更のお願い」などが書かれていたら、受け取った方はあとで探すのに手間ひまがかかります。
別の用件は別のメールで送ります。
∵ 郵便と違って、切手代はかからないからです。
あとで検索しやすいからです。
- ラベルとは
従来のメールソフトでは、フォルダーという箱を作り、そこにメールを振り分けます。あるメールが複数のフォルダーにかかわるとお手上げです。
Gmailでは、1つのメールに、「会社」「大事」「プロジェクトA」などとラベルを貼り付けることができます。フォルダーに振り分けるのではなく、ラベルを貼るだけですから、作業も管理も楽になります。 - 連絡先への登録
連絡先、アドレス欄への登録は、
「kuwabara桑原政則」
というふうに、「ローマ字＋漢字姓名」でおこなっておくと、
整理、検索に便利です。